Arbetsutskottet

Val och sammansättning

Vid styrelsens konstituerande möte efter årsmötet beslutas om ett fortsatt Arbetsutskott, AU.

Vid styrelsemöte 8 mars 2016 med Protokoll 2016:5 beslöts följande:

• Syftet med AU är att underlätta behovet av snabba beslut i verksamheten, som exempelvis
  inköp av hästar och frågor som rör personalen.
• AU består av styrelsens ordförande, vice ordförande samt kassören.
• AU får inte besluta om belopp som överstiger 100 000 kr.
• Beslut som tagits av AU formaliseras och fastställs på nästkommande styrelsemöte.
• Om det skulle visa sig att AU inte fungerar tillfredsställande kan styrelsen besluta om att
  upplösa utskottet eller ändra på vilka som ska ingå i AU.

AU-möten

En gång i månaden en vecka före styrelsemöte träffas AU tillsammans med verksamhets- och
stallchefen, då AU får verksamhets-, personal-, anläggnings- och ekonomisk rapport. Även rapport
om läget i ungdomsverksamheten.

Eventuella beslut för att stötta verksamhetschefen i den dagliga driften tas här, alternativt per mail
för snabbare process. Alla beslut som tas och ärenden som behandlas på AUs möten redovisas på nästkommande styrelsemöte som stående punkt.

Ekonomi

Budget

I oktober presenterar verksamhets- och stallchefen ett förslag på budget för nästkommande år för
AU. Budgetförslaget bearbetas tillsammans i AU under två möten. Styrelsen beslutar om budget för nästkommande år i november.

Löpande ekonomiska rapporter

Verksamhets- och stallchefen har löpande ekonomiska kontroller mot budget. Minst varannan vecka,
helst varje vecka. Efter AU-mötet skickas de ekonomiska rapporterna ut till styrelsen en vecka innan styrelsemötet. Ekonomisk rapport är en stående punkt på styrelsemötenas dagordning.

Personal

Utvecklingssamtal mellan verksamhetschefen och ordföranden eller styrelseledamot med
personalansvar hålls 1–2 gånger per termin.

Utvecklingssamtal med övrig personal sköts av verksamhetschefen.
Rapport om dessa på AU-mötena. Vid eventuella ärenden med fackförbund kopplas personalansvarig från styrelsen in.

Driftsfrågor

Verksamhetschefen tillsammans med stallchefen ansvarar för personalfrågor, personalvård, att
arbetsmiljön håller lagliga mått, att löneförhandlingar håller sig inom kollektivavtalshöjningar,
timanställningar, inköp av material och hästar till klubben inom budget.
Vidare ansvarar verksamhetschefen och stallchefen för all kontakt med Uppsala kommun och
dess fastighetsbolag rörande verksamheten och anläggningen.

Ungdomsverksamheten, kontaktperson

En av styrelsen alternativt av verksamheten utsedd person är Ungdomssektionens kontakt och mentor.
Denna har kontinuerlig kontakt med verksamhetschefen och rapporterar vid AU-mötet.